Dokumentasjon av brannsikkerhet er hos mange bygningsforvaltere å finne spredt i mange systemer og formater. Det er ikke alltid dette finnes samlet. Oppdateringer til informasjonen kan komme i form av løse ark, mailer, rapporter osv, for eksempel brev eller e-postutskrifter fra vaktmesteren. Resultatet er i mange tilfeller uorden, manglende registreringer, bortkastet tid og ikke minst dårlig evne til å dokumentere. Iblant kan det gå på sikkerheten løs.